Het evenementenseizoen is inmiddels in volle gang; er staat de komende weken iedere dag wel ergens een evenement gepland. De meeste evenementen trekken grote groepen bezoekers aan en de organisatoren zijn dan ook druk met de voorbereiding.
Daarbij komt uiteraard ook het vraagstuk veiligheidsorganisatie voorbij, en de daarbij komende mogelijke risico’s.
De veiligheidsorganisatie is een belangrijk aspect van de service die je een bezoeker biedt. En vraagt om prioriteit. In alle opzichten. Het is immers een basisvoorwaarde voor een prettige beleving en de bezoeker verdient een onbezorgd moment.
Na de terroristische aanslagen zoals recent in Nice en eerder in Istanbul, Zaventem en Parijs
leren we helaas met een angstige grondhouding naar de veiligheidsorganisatie van een evenement te kijken. Vooral bij evenementen die grote groepen bezoekers trekken.
En het incidentenrapport Monstertruck Haaksbergen, waar bezoekers door een Monstertruck werden overreden en drie bezoekers werden gedood, leert ons nauwkeuriger risico’s in te schatten en maatregelen te nemen om dergelijke ongelukken te voorkomen.
Aan de andere kant; 100% de veiligheid van iedere bezoeker van een evenement kunnen garanderen, is een utopie. Je kunt je namelijk niet op alle onderdelen wapenen tegen de risico’s. Dan nemen de veiligheidsmaatregelen de overhand en dat zal zeker afbreuk doen op de service en sfeer. En in beginsel is het de bedoeling van een evenement dat de bezoekers plezier hebben en onbezorgd van hun vrije tijd kunnen genieten.
Wat kun je wel doen om een goede veiligheidsorganisatie neer te zetten?
Hoe vind je de juiste balans in de nodige veiligheidsmaatregelen treffen maar geen afbreuk doen aan de sfeer en de service?
Lees hierna de 5 stappen naar een goede veiligheidsorganisatie
Stap 1 – Bepaal de aard, omvang en locatie van je evenement
Om de mogelijke risico’s van een evenement vast te kunnen stellen, is het nodig eerst de volgende informatie over het evenement te verzamelen:
- Wat is de aard van het evenement?
- Welke activiteiten worden er georganiseerd?
- Wat is het aantal te verwachten bezoekers/deelnemers?
- Wat is de doelgroep?
- Wat is de locatie en welke mogelijkheden en onmogelijkheden biedt de locatie?
- Wat is de route er naar toe en wat zijn hierbij mogelijkheden en onmogelijkheden?
- Welke voorzieningen zijn er nodig voor het evenement en hoe worden deze over het terrein verdeeld (denk aan tenten, elektriciteit, water etc. maar ook horecavoorzieningen)?
- En last but not least: zijn er bepaalde activiteiten die een risico kunnen vormen? Bijvoorbeeld zoals bij het Monstertruckfestival?
Door deze inventarisatie kan uiteindelijk een goed beeld worden gevormd van de organisatie en wat er bij komt kijken. En aan de hand van deze informatie kan de vergunning voor het evenement bij de gemeente worden aangevraagd.
Stap 2 – Zorg voor een tijdige aanvraag van een vergunning voor het evenement
De voorwaarden voor het verstrekken van een vergunning, de kosten hiervoor en de termijn waarbinnen een vergunning moeten worden aangevraagd, verschillen per gemeente. Informatie hierover is terug te vinden op de website van iedere gemeente (google: evenementenvergunning + plaatsnaam).
Over het algemeen stelt een gemeente vast dat er sprake is van een groot evenement als er 3000 of meer bezoekers worden verwacht.
Stap 3 – Analyseer gezamenlijk de mogelijke risico’s
Tijdens de voorbereidingsperiode is het van belang te analyseren welke risico’s het evenement met zich mee kunnen brengen. Zo kunnen onderdelen misschien een extra risico vormen; zoals bijvoorbeeld het laten rijden van een Monstertruck die door een fout van de bestuurder in het publiek terecht kan komen. Neem een dergelijk onderdeel goed door met de leverancier (in dit geval van de Monstertruck) en bepaal gezamenlijk de benodigde maatregelen om problemen te voorkomen zoals bijvoorbeeld het op veilige afstand kunnen houden van het publiek door het plaatsen van dranghekken.
Ook de verschillende bezoekersgroepen kunnen mogelijk een risico vormen. Laat je hierbij helpen door de lokale overheid (gemeente/politie). Ga met hen in gesprek om te kijken of er informatie is/feiten liggen op basis waarvan verscherpte aandacht nodig is. Vanuit hun lokale en landelijke netwerk kunnen zij aangeven wat er momenteel speelt en hoe hiermee om te gaan.
Een voorbeeld: bij Ajax en Feyenoord is bekend dat er groepen supporters naar Concert at Sea gaan. Dit treffen op het festivalterrein kan mogelijk tot een confrontatie leiden. Supporterscoördinatoren van de clubs spelen dit soort informatie vaak door naar de politie. Daarover kun je je als organisator laten informeren en afstemmen wat nodig is.
Verder kan de lokale brandweer je helpen bij nemen van maatregelen om de brandveiligheid te realiseren.
Stap 4 – Bepaal gezamenlijk de benodigde maatregelen om problemen te voorkomen
Bepaal gezamenlijk (met leveranciers/lokale overheid/brandweer) wat nodig is om problemen en schade te voorkomen. En organiseer de maatregelen tijdig.
Bepaal maatregelen die nodig zijn om:
- de bezoekersstromen te beheersen (denk daarbij ook aan de mogelijke vluchtwegen)
- tijdelijk alcohol te mogen schenken
- geluidsoverlast tegen te gaan
- een goede verkeerscirculatie te realiseren
- parkeermogelijkheden aan de bezoekers te bieden
- objecten te mogen plaatsen
- tijdig en adequate medische hulp te kunnen bieden (aanwezigheid EHBO, ambulance)
- brandgevaar te voorkomen
- gevaren die specifieke onderdelen van het programma met zich meebrengen te voorkomen door bijvoorbeeld of het plaatsen van voldoende afscheidingshekken om het publiek op veilige afstand te kunnen houden
- het terrein te beschermen en in te richten op het aantal te verwachten bezoekers
- controleer tenslotte ook (veiligheid)certificaten die een leverancier moet hebben voor bijvoorbeeld heftrucks, hijskranen, brandblussers en dergelijke.
Stap 5 – Denk na over een calamiteitenplan, waaronder een ontruimingsplan en communicatieschema
Denk van te voren na over wat te doen als het toch misgaat en inventariseer wat je aan informatie nodig hebt om dan adequaat te kunnen handelen bij calamiteiten. Zet belangrijke informatie op papier zodat alle betrokken hierover kunnen beschikken.
Bijvoorbeeld:
- Neem verschillende zogenaamde worst-case scenario’s door met elkaar en werk uit wat dan nodig is
- Bepaal wie de leiding neemt en wie wat doet op het moment dat het nodig is om adequaat te handelen
- Zorg voor een lijst met belangrijke telefoonnummers die op cruciale punten beschikbaar is
- Bespreek van te voren wat je communiceert met de bezoekers als er iets misgaat
- Bekijk op welke wijze bezoekers het terrein snel kunnen verlaten als dat nodig is. Geef eventueel vluchtwegen aan zodat men die kan volgen.
Een praktijkvoorbeeld – WK 1998
Tijdens het WK 1998 in Frankrijk was ik betrokken bij de veiligheidsorganisatie in de stadions en coördineerde ik de begeleiding van de Nederlandse supporters op hun reis naar Frankrijk en het verblijf in de speelstad en het stadion.
Alle stewards die voor de begeleiding waren ingezet kregen van te voren een draaiboek met alle relevante telefoonnummers en een plattegrond van het stad en het stadion.
Voordat het stadion openging en zij in en rondom het stadion werden ingezet, hielden we een briefing waarin we ze o.a. de vluchtwegen van het stadion leerden kennen. Zodat ze bij calamiteiten de supporters de juiste weg konden wijzen.
Tenslotte: kan ik je helpen?
Met dit stappenplan kun je een goede veiligheidsorganisatie voor je evenement neerzetten. Heb je nog vragen of kan ik je ergens bij helpen? Bel of mail me dan gerust.
Anneke Boonstra
06-51609118
www.thetaskforce.nl
info@thetaskforce.nl